Een participatie voorbeeld in het kader van de Omgevingswet

“Het is onmogelijk om de hele stad te betrekken! Partners, bewoners, ondernemers en organisaties. Er zijn teveel stakeholders en daarnaast hebben ze ook niet allemaal een gelijk belang. Ik zie niet voor mij hoe ik naar iedereen moet gaan luisteren.” zei Karel. Karel is als kwartiermaker van een gemeente verantwoordelijk om de nieuwe Omgevingswet in de huidige cultuur in te bedden en staat voor een enorme uitdaging.

Waarom willen we eigenlijk tegenwoordig zoveel mensen betrekken?

We bevinden ons in een economie waarin het niet gaat om de vraag “Hoe verkoop ik de meeste producten?”, maar om de vraag “Welke waarde voegt onze organisatie aan de samenleving?”. We verschuiven van een puur bedrijfseconomisch paradigma naar een betekeniseconomie. Het gaat niet meer alleen om de kwantiteit. Kwaliteit is velen maken belangrijker geworden en is in veel gevallen zelfs belangrijker dan de kwantiteit.

Wanneer winst en status niet meer doorslaggevend zijn voor organisatiegroei en toekomstwaarde, wat dan wel? Betekenis. De status van status neemt af, terwijl de waarde van inhoud stijgt. Organisaties ontlenen hun bestaansrecht aan de waarde die ze toevoegen aan de levens van anderen. Zo ook in de lokale overheid en het fysieke domein, zeker wanneer in 2019 de Omgevingswet van kracht is. De leefomgeving is van ons allemaal. Niet de gemeente schrijft voor wat goed is voor de burgers en bedrijven. Zij kunnen zelfstandig met elkaar tot oplossingen komen. De gemeente is er om ieders wensen en belangen integraal af te wegen met oog voor het algemeen belang en binnen de kaders van de omgeving en regelgeving.

Precies daarom moeten we bij veranderingstrajecten zoals de invulling van de Omgevingswet rekening houden met de omgeving: wie is bij deze keuze betrokken en met welk belang? Wie binnen een organisatie een verandering wil realiseren heeft altijd anderen nodig. Elke verandering heeft impact op de betrokkenen. Complexere veranderopgaven kennen vrijwel altijd een breed scala aan betrokkenen, de zogenaamde stakeholders.

Hoe ga je om met alle verwachtingen en belangen?

Het is een grote uitdaging om in een veranderopgave de verwachtingen en belangen van alle betrokkenen en belanghebbenden in goede banen te leiden. Iedere betrokkene heeft zijn eigen kijk, zijn eigen perspectief op de voorliggende keuzes. Hoe ga je met die verschillende perspectieven om in de besluitvorming?

De grootste uitdaging is een evenwichtige belangenbehartiging van alle stakeholders. Welke belangen weeg je dan af? En hoe doe je dat? Hoe verhouden zich bijvoorbeeld de kosten tegenover de kwaliteit?

Met behulp van stakeholder management creëer je draagvlak en steun bij alle partijen. En dit draagvlak is van grote betekenis bij het laten slagen van een verandering. Gedurende het project bouw en onderhoud je de relatie met stakeholders. Gerichte communicatie en stakeholderparticipatie spelen hierbij een belangrijke rol. Stakeholders zijn echter niet allemaal hetzelfde dus bouw je verschillende relaties, waarbij ook verschillende manieren van communicatie en participatie aan de orde komen.

Verschillende gradaties in betrokkenheid

Mogen stakeholders zelf strategische thema’s aan Karel voorleggen? Of mogen zij alleen adviseren over de richting van de door Karel vastgestelde thema’s?

Voordat je gaat afvragen wie welke rol gaat spelen (en wat de beïnvloedingsruimte is), is het essentieel om eerst vast te stellen wat er inhoudelijk vastligt. Welk deel van de besluitvorming is te beïnvloeden? Pas daarna is van belang welke rol de stakeholders hebben in het besluit. Er zijn verschillende gradaties van betrokkenheid: meeweten – meedenken – mee-adviseren – meedoen – meebeslissen.

In de startfase van de strategieontwikkeling kun je de input van een brede groep stakeholders verzamelen, die op het niveau van meedenken en meeweten betrokken zijn. Op een hoger betrokkenheidsniveau, kies je stakeholders met een specifieke expertise die echt het verschil kunnen maken op de uitkomsten. Op deze manier geef je de verschillende stakeholders een stem in het proces op een manier dat deze optimaal bijdraagt aan de strategie of het besluit.

Een bijkomend voordeel van het in kaart brengen van de beïnvloedingsruimte is transparantie. Je maakt aan de stakeholders glashelder wat je van hen verwacht en wat zij kunnen verwachten wat er met hun input gebeurt. Transparantie werkt erg prettig in samenwerking en schept veel vertrouwen.

Organiseer het luisteren 

Wanneer je een nieuw bouwproject in de gemeente initieert is het aan te raden om dat met je stakeholders samen vorm te geven. Karel gaat naar aanleiding van het voorstel op zijn hulpvraag nu eerst zijn stakeholders analyseren. Wie heeft welk belang bij dit bouwproject? Zo kan hij de beïnvloedingsruimte bepalen. De meedenkers zijn een grote groep stakeholders die gaan discussiëren binnen de kaders van een veilige en leefbare omgeving. Een andere stakeholdersgroep fungeert als mee-adviserend. Voor hen organiseren we een World Café bijeenkomst, waarin we de verschillende expertises laten kruisbestuiven om de strategische keuzes van het bouwproject aan te scherpen en uit te diepen. Zodanig dat het resultaat past binnen de omgevingsvisie en -plan van de gemeente.

Daarnaast gaat Karel nog andere punten borgen:

  • Hij moet ervoor zorgen dat hij niet alle kanten wordt opgetrokken door de meedenkers en mee-adviseurs. Karel wil voorkomen dat hij zich volledig laat leiden door wat er op hem afkomt, omdat hij als projectmanager ook een innerlijke koers heeft te respecteren.
  • Hij wil ook ruimte scheppen voor zingeving: wat betekent dit bouwproject voor onze stad? Welke onderdelen vinden we inspirerend of uitdagend? In hoeverre geeft bouwproject voldoening voor onze leefomgeving? Wat vinden we hiervan echt belangrijk?

Karel stapt in zijn rol en gaat dat wat onmogelijk leek realiseren.

Wij zijn benieuwd naar jouw ervaringen om op betekenisvolle wijze de Omgevingswet te borgen in de gemeente cultuur!

In de training Verandering: Hoe krijgt u mensen mee? delen wij de vier impulsen om het commitment voor de verandering bij de stakeholders te vergroten. Daarnaast krijgt u in deze training ook nog andere handvatten en tips aangeboden om de situatie te creëren en voorwaarden te scheppen waardoor mensen zelf verantwoordelijkheid nemen en aan de verandering bijdragen.

Lees hier meer over onze diensten op het gebied van de Omgevingswet die wij in samenwerking met Korbee & Hovelynck aanbieden.