De reis is evenzo belangrijk als de bestemming

“Het duurt allemaal te lang. Ik had al veel eerder resultaat van dit project verwacht. We doen wel de juiste dingen: onderzoek, projectactiviteiten, overleg, testen. En alle teamleden werken echt hard. Toch is de vooruitgang teleurstellend.” aldus programmamanager van een advocatenbureau dat een CRM-implementatie doet.

De symptomen zijn vast herkenbaar: we maken afspraken met elkaar, maar er is onvoldoende opvolging; we praten er over, maar de actie blijft uit; we leveren allemaal een bijdrage aan het project, maar er is onvoldoende voortgang. En hoe meer je als programmamanager komt opdraven bij alle ad hoc en operationele zaken, hoe meer het lijkt of je onmisbaar bent. Terug naar het leiden, creëert rust en ruimte zodat je het programma beter kunt sturen richting het resultaat.

De terugreis lijkt altijd korter omdat je reeds bekend bent met “de weg”. Het terugreis effect is te verklaren door de te hoge verwachtingen die men aan de heenreis stelt: “in 6 maanden is deze implementatie wel gerealiseerd”. Het vinden van de balans tussen verwachtingen en resultaten is ervoor zorgen dat je gezamenlijk – dus met elkaar – reist.

Jij bent als manager verantwoordelijk om richting te geven aan je programma. Je team is verantwoordelijk voor de uitvoering. Hoe creëer je nu dat je medewerkers daadwerkelijk de schouders eronder zetten? Dat zij samen gaan werken om zinvolle resultaten en doorgaande ontwikkeling te bereiken? En hoe organiseer je betrokkenheid van alle belanghebbenden?

Betrokkenheid en actiegerichtheid creëer je mbv de workshopaanpak
De workshopaanpak is een samenhangend geheel van interventies om verandering te bewerkstelligen en om het verander/leervermogen te vergroten in een bestaand systeem. Op bewust gekozen momenten in het project organiseer je tezamen met een procesregisseur een interventie. Dit is een participatieve werkbijeenkomst waarin de projectleden (kennisdragers) en belanghebbenden door middel van interactieve werkvormen meewerken aan het beoogde resultaat. Soms is zo’n werkbijeenkomst een moment van rust en bezinning, soms een energie impuls.

Voordelen van een workshopaanpak

  • door te variëren van context (een andere omgeving met andere werkmethoden) kun je vastgeroeste patronen in het werk en de projectorganisatie doorbreken
  • door de korte duur van een werkbijeenkomst (meestal 1 dag) ben je even op een eiland met een andere cultuur, waar andere waarden en normen gelden, waarmee de dagelijkse stroom van projectactiviteiten doorbroken wordt en ruimte vrij komt voor innovatie en creativiteit
  • een moment van stilstaan met de juiste groep van betrokkenen creëert draagvlak en synergie
  • er is minder discussie en er wordt meer bereikt, door integratie van denken en doen; gezamenlijk werken aan oplossingen werkt versnellend en brengt energie

Resultaten groeien in de interactie tussen deelnemers van een werkbijeenkomst
Programmamanager, haal je team uit de bestaande context! Creëer die tijdelijke organisatie van een werkbijeenkomst waarin jouw beoogde verandering (cq de CRM-implementatie) meer impact krijgt. Wij zijn er klaar voor ;)