Online samenwerken met meer impact

mbv onze 8 best practices in het op afstand faciliteren van betekenisvolle groepsinteracties

“Hallo, horen jullie mij?” Jan zit aan zijn laptop voor een video overleg. Voordat alle vijf de deelnemers goed en wel zijn geïnstalleerd mét beeld en geluid, zijn we intussen 10 minuten verder. De voorzitter trapt af met het opnoemen van de agendapunten. Een collega onderbreekt en citeert een interessant project, waarna de voorzitter zegt dat dit straks bij agendapunt 3 aan de orde komt. Jan is intussen vergeten wat agendapunt 1 en 2 waren. Vervolgens raken twee collega’s in gesprek over een project dat niet zo lekker loopt. De derde collega stelt wat kritische vragen en de rest luistert. Jan merkt dat het hem niet helemaal lekker zit hoe de collega’s omgaan met het project en wil zich ermee bemoeien. Op dat moment wordt de verbinding slecht en kan niemand hem horen. Toen Jan weer online was, echode zijn stem zodanig dat niemand hem kon verstaan. Het onlinegesprek ging verder maar Jan was volledig afgehaakt.

Geen emotionele, alleen intellectuele betrokkenheid

Online bijeenkomsten die niet goed worden geregisseerd kunnen een verlies aan productiviteit en energie betekenen. Naast technische problemen is het grootste probleem de betrokkenheid van de deelnemers. De groepscohesie en intimiteit kunnen afnemen naarmate je overgaat op digitale vormen van samenwerking en communicatie. Het contact kan afstandelijker en anoniemer worden. Dit kan het minder makkelijk maken voor mensen om zich volledig met elkaar te engageren.

Betekenisvol in dialoog

De ideale situatie is dat je in online bijeenkomsten net zulke betekenisvolle interacties kunt creëren als in live bijeenkomsten. Ons werk bij Impact Company bestaat eruit om interactieve processen te ontwerpen en te begeleiden waarin medewerkers, teams of stakeholders met elkaar in een dialoog treden die wederkerig is, diepgang heeft en verder gaat dan kennisuitwisseling.

Kortom, luisteren naar de ander, zelf gehoord worden en voortbouwen op elkaars kennis om tot de hoogst haalbare oplossingen en gedragen besluiten te komen.

Coole tools staan niet garant voor hogere betrokkenheid

Er is veel informatie op het internet te vinden over technologische platforms en nog meer over online werkvormen: 10 werkvormen voor online vergaderen, de beste videoconferencing tools , online training geven, de beste brainstormtools etc. Maar als je weet hoe je een bijeenkomst ontwerpt en begeleidt, is het toevoegen van online instrumenten aan je palet niet zomaar een garantie voor succes.

Wees je bewust van een andere dynamiek, andere energie en een ander proces

Hoe zorg je voor betrokkenheid bij een online bijeenkomst? Waarbij er diepgaande betekenisvolle dialogen worden gevoerd? En dat er naast een tastbaar resultaat ook een positieve uitkomst is?

Wij hebben van onze ervaringen met blended learning en eLearning sinds 2015 veel geleerd. We hebben fouten gemaakt, zaken over het hoofd gezien en vaak te hoge verwachtingen gehad. En de zaken die goed gingen hebben we herhaald. De belangrijkste les is dat het faciliteren van een online bijeenkomst écht verschillend is van het faciliteren van een live bijeenkomst. Niet alleen vanwege de technologie, maar ook in groepsdynamisch, energetisch en procesmatig opzicht. En het online faciliteren van een grote groep mensen die een gezamenlijk resultaat willen bereiken, is ook écht anders dan met een groep collega’s online vergaderen.

Onze 8 best practices voor betekenisvolle online interactie

Hoe verschillend dat dan is, delen we hier met je in de vorm van 8 best practices.

1. Maak afspraken voor online samenwerken

Net als een live bijeenkomst heeft een online bijeenkomst ook zogenaamde Rules Of The Road. En het is handig om die even samen met de groep door te nemen. Wij hanteren de volgende afspraken:

  1. Je bent de gehele sessie muted. Als je iets wil zeggen, klik je op het hand-icoon. Als je de beurt krijgt, schakel je je microfoon even in.
  2. We werken timeboxed. Je krijgt via een bericht op je scherm door hoeveel tijd je nog over hebt. De facilitator kan iedereen terughalen naar de plenaire ruimte.
  3. De chat gebruikt de facilitator voor het delen van de opdrachten, zodat je daar altijd kan teruglezen wat de bedoeling is.
  4. De chat is er ook voor jou. Maak vooral ook gebruik van de emoticons om je non-verbale gedrag kenbaar te maken. Technische vragen kun je via de Whatsapp van de co-facilitator kwijt.
  5. Wanneer je in een break-out room bent en je snapt de opdracht niet of je hebt een vraag, klik dan op de Ask-for-Help knop. Dan komt de facilitator naar je toe.
  6. Half a minute is the limit! Een dialoog krijg je alleen door echt naar elkaar te luisteren. Per minuut dat je spreekt, gaat er een deelnemer zich virtueel vervelen. Houd je spreektijd dus kort.

2. Doe altijd een check-in en een warm welkom

Heb je ook gemerkt hoe stil het is zodra je een online sessie betreedt? Dat komt omdat van iedereen de microfoon gedempt staat. Bij een live bijeenkomst loop je een foyer binnen waar er veel geroezemoes is, de koffie klaar staat, en vervolgens schud je onbekenden de hand en klets je met wat mensen. Als facilitator kunnen we muziek aanzetten voor een aangename entree in de online sessie. En je verwelkomt iedere deelnemer die inlogt, door iedereen met naam en toenaam te begroeten.

Een virtuele check-in en kennismaking is een fijne manier om de online bijeenkomst te starten en iedereen te activeren om mee te doen. Hiermee help je de deelnemers te ontspannen en hen in een leermodus te brengen. Het is belangrijk om tijd in te bouwen voor een check-in omdat deze een positieve groepssfeer creëert, sociale barrières kan doorbreken, mensen kan motiveren, hen kan helpen na te denken over het onderwerp en mensen elkaar kan laten kennen en vertrouwen. Bijna elke check-in die je doet in een live sessie kan ook virtueel worden gedaan. Enkele voorbeelden:

  • Stel bijvoorbeeld een gekke vraag, zoals ‘Wat is dat ene item waarmee je echt niet zonder kan leven?’
  • Of vraag iedereen om een zin aan te vullen, zoals ‘Ik ben vast de enige die…’.
  • Ga speeddaten in duo’s en daarna wisselen van breakout room.

3. Gebruik ook non-tech werkvormen voor virtueel brainstormen, stemmen, feedback en energizers.

In live bijeenkomsten krijgen we onder andere betrokkenheid door interactieve activiteiten als brainstormen en stemmen met post-its. Beide activiteiten kunnen online worden gedaan met behulp van verschillende tools. Externe tools zoals Padlet of Mural kun je makkelijk inzetten in combinatie met een videoconferencing tool. In Zoom heb je bijvoorbeeld ook een geïntegreerd whiteboard waarop iedereen kan schrijven.

Pas op voor de valkuil om tools in te zetten, die de mensen in je groep nooit eerder hebben gebruikt. Gebruik de technologie die het meest toegankelijk is voor iedereen (gebruiksvriendelijkheid en gemak staan voorop). Houd in het oog dat de groep vooral gericht is op het uitwerken van een inhoudelijk vraagstuk en niet op het aanleren van allerhande tools. Je kunt prima de reguliere Office tools als Powerpoint of Word inzetten via Google Drive. Die zijn voor iedereen bekend en voldoen aan dezelfde eis: het vastleggen van de gesprekken en oplossingen van de groep. Voor een smart resultaat maken wij van Powerpoint worksheets of canvassen, als een soort gekaderde flip-overs, zodat men precies datgene vastlegt wat gevraagd wordt.

Wij raden echter aan om niet alles met technologische instrumenten op te vangen. Interacties krijgen vooral kleur door lichaamstaal, dus die moeten we ook in een online sessie zichtbaar maken. Peilingen en schaalvragen kun je net zo goed met het lichaam laten beantwoorden: bijvoorbeeld wapperen van twee handen bij het gezicht, wapperen van één hand of handen laag als signalen voor ‘zeer eens, ‘eens’ en ‘oneens’.

Tijdens live bijeenkomsten zie je gemakkelijk wanneer de deelnemers moe worden of de energie daalt.  Bij online sessies is dit wat lastiger waar te nemen. Plan wat vaker een offline pauze in, ook voor verse koffie en toiletbezoek. Je kunt met elkaar een eenvoudige stretch-beweging doen om de energie aan te vullen. Tenslotte kun je nagenoeg elke energizer die je in een live bijeenkomst zou doen, ook in een online sessie toepassen: korte wandeling, jongleren, de 10 overeenkomsten competitie etc.

4. Half-a-minute is the limit

Dialoog is de norm en die krijg je alleen door echt naar elkaar te luisteren. Dat lukt nooit als iedereen alleen maar standpunten debiteert. Per minuut dat je spreekt gaat er weer een deelnemer zich virtueel vervelen. Langpraters zijn online echt ongewenst. De mute knop in videoconferencing software is er niet voor niets. Die werkt als een talking stick zodat niemand door elkaar heen kan praten.

Wanneer er veel informatie moet worden overgebracht vanuit 1 persoon naar de rest, kies dan een andere structuur in plaats van plenair facetimen. Fijn als je samen kan kijken naar een prachtige grafiek. Maar die mooie full-screen slide werkt als een Berlijnse muur tussen de deelnemers. Minimaliseer dus de Powerpoint-momenten en stimuleer vooral het onderlinge gesprek. Screensharing means Facesharing! 

Onze live sessies starten bijvoorbeeld altijd met een toelichting op het doel van de sessie. De organisator staat ca 10 minuten voor de groep om de kaders van de sessie goed neer te zetten: wat willen we bereiken en wat hoort wel/niet bij dit vraagstuk. In een online sessie lossen we dit op door een videobericht, optioneel ondersteund met Powerpoint dia’s. Sessie deelnemers ontvangen dit videobericht per e-mail voordat de sessie start.

5. Activeer bestaande kennis

Een betekenisvolle sessie geeft ruimte aan individuele bijdragen. Iedereen wil namelijk gezien en gehoord worden. En hoe bouw je eigenlijk aan een vertrouwensfeer? Start een online bijeenkomst met een individuele exercitie waarin ieders aanwezige kennis wordt geactiveerd. Doordat iedere deelnemer de gelegenheid krijgt om zijn perspectief op het vraagstuk te delen, begint men meteen van elkaar te leren en vormt men een rijker beeld van het vraagstuk. Een van de kenmerken van teams waarbij het vertrouwen goed zit, is dat ze de olifant in de kamer een naam kunnen geven. En één van de snelste manieren om vertrouwen tussen mensen op te bouwen, is de uitwisseling van verhalen die ons verbinden en het delen van cruciale informatie.

Wij passen voor deze kennisdeling bij voorkeur een asynchrone structuur toe, zoals een online enquête. Zorg er wel voor dat iedereen elkaars antwoorden direct kan zien (en niet pas naderhand bij het delen van de resultaten), anders mis je alsnog het integrale aspect van kennisdeling. Daarna kan de facilitator meer interactie op gang brengen door verhelderende vragen te stellen, zoals ‘wat bedoel je?’ ‘hoe verhoudt zich dit tot xyz?’ en ‘hoe ziet dat er uit?’.

Voorbeeld: Vraag elk teamlid om 3-5 informatiebronnen te delen op een online mindmap. De informatie gaat over teamdoelen, taken en ervaringen, enzovoort. Naast het delen van bronnen koppelen ze ook aan de andere gedeelde bronnen, zodat er een coherente kaart ontstaat. Deze oefening kan voor een langere periode online worden voortgezet.

6. Verminder de blinde vlekken

Virtueel bijeenkomen gaat beleefder en voordat je het weet ziet het zwart van de blinde vlekken. Net zoals in Jans overleg aan het begin van dit artikel. Andere voorbeelden van blinde vlekken zijn: de boodschap afzwakken, moeilijke gesprekken niet voeren, op de oppervlakte blijven, discussies die een emotionele reactie op kunnen wekken uit de weg gaan, in algemene termen spreken in plaats van specifieke voorbeelden te geven. Deze blinde vlekken blijven bestaan, totdat iemand hem dat vriendelijk maar duidelijk vertelt. In een live bijeenkomst komt tegengas meestal vanzelf (mits de context veilig is en we nemen aan dat aan die randvoorwaarde is voldaan). In een online sessie zal je als facilitator actiever de kritiek moeten opzoeken en doorvragen, om de blinde vlekken te verminderen. Hierdoor worden de gesprekken waardevoller en dat leidt weer tot hogere betrokkenheid.

Of je stelt een Yoda aan om wat lichtheid toe te voegen en de menselijke verbinding te vergroten. Een Yoda is de persoon die de olifant in de kamer noemt of roept als er niet aan de afspraken wordt gehouden.

7. Mix zinvolle sociale interactie: chat en subgroepen

Bij online bijeenkomsten bestaat de valkuil om vooral inhoudelijke kennisdeling te doen, terwijl de interactie bij live sessies veel rijker kan zijn; dan bespreken we ook behoeften, emoties en aspiraties. Hoe houd je het niveau van online contact kwalitatief hoog?

Met online platforms kun je bijvoorbeeld een chatfunctie inzetten. In de chat stimuleren we het gebruik van emoticons, zodat daarmee de houdingen, stemmingen en sfeer worden geuit. Of gebruik de peiling-functionaliteit tijdens online sessies.

In het algemeen geldt: hoe meer intimiteit, hoe meer openheid. Blijf vooral niet te lang plenair en zorg voor de mogelijkheid om in subgroepen zaken uit te werken. Skype en MS Teams bieden de mogelijkheid van breakout rooms niet, maar Zoom weer wel. In kleiner groepsverband kunnen mensen zich meer verdiepen in het vraagstuk.

8. Combineer synchroon met asynchroon werken

Dat we nu op afstand met elkaar samenwerken, betekent nog niet dat we automatisch alles synchroon moeten doen. Je hoeft dus niet altijd tegelijkertijd ingelogd te zijn om online met elkaar samen te werken. In eerdere voorbeelden noemden we al het werken met een enquête, videobericht of wandelingen. Het is zeer intensief om online samen te werken, dus wij raden aan om online sessies van maximaal 2 uur te houden en af te wisselen met asynchroon samenwerken.

Tot zover onze 8 best practices voor online samenwerken met meer impact.

We eindigen dit artikel met een voorbeeldopzet van een online sessie. Een groep van 25 medewerkers had tezamen met de HR-manager tot doel om ideeën te genereren waarmee het bedrijf een duurzame en goede werkgever wordt.

Wil jij ook betekenisvollere online sessies organiseren?

Terugkijkend naar het overleg van Jan in de inleiding van dit artikel, had hij met bovenstaande 8 tips een veel betere online ervaring gehad. Jan had in elk geval zijn zorgen kunnen uiten over het project. En wie weet welke impact dat op het project had gehad.

Wil jij ook betekenisvollere online sessies organiseren? Neem gerust onze best practices over. Of neem contact met ons op, dan kunnen we je vast helpen!