Hoe je sneller tot een groepsbesluit komt
– 4 tips om sneller besluiten te nemen
Je zit in een overleg en je vraagt je af wat er allemaal gebeurt. Er is zojuist een voorstel gedaan om een interne werkprocedure te wijzigen. Je ziet dat er mensen in herhaling vallen, een ander plaatst ongevoelige opmerkingen en weer anderen gaan verdedigend optreden. Er heerst een sfeer van verwarring en ondertussen wordt er maar geen besluit genomen. De tijd vliegt voorbij en mensen staan op omdat ze naar de volgende afspraak moeten.
Totally not OHIO
Wat een onnodige tijdverspilling! Je kunt immers zoveel doen en bereiken in een uur. En wat te denken van al dat kenniskapitaal dat onbenut blijft. Doodzonde toch? Bovendien is er nog geen besluit genomen, dus zal de groep nog een keer over het wijzigingsvoorstel van de interne werkprocedure moeten buigen. Niet echt OHIO! (only handle it once)
Inbreng in de besluitvorming verhoogt de acceptatie en eigenaarschap
Dé oplossing voor snelle besluitvorming is dat jij als leidinggevende het besluit in je eentje neemt. Geen gedoe en tijdverspilling. Of anderen de procedurewijziging gaan opvolgen is dan een probleem van latere zorg ;).
Een andere oplossing is het proces van besluitvorming te verbeteren, zodanig dat de betrokkenen constructief bijdragen aan een gezamenlijk akkoord. Wanneer we namelijk met de betrokkenen samen achter het besluit staan van de procedurewijziging, zal men zich eerder inzetten voor de uitvoering van dat besluit. Dan slaan we twee vliegen in één klap: een groepsakkoord en opvolging.
Waarom dan toch die besluiteloosheid?
Voordat we ons haasten naar de oplossing van “sneller besluiten nemen”, staan we even stil bij de oorzaken van een stroperige besluitvorming. Wanneer bedrijven geen actie ondernemen, zijn ze besluiteloos. Besluiteloosheid kan worden veroorzaakt door verschillende redenen:
– niet genoeg informatie
– te veel informatie
– onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden.
Of mensen aarzelen om besluiten te nemen, omdat ze vrezen dat het besluit niet de vereiste kwaliteit zal hebben die het bedrijf eist. Deze balans tussen snelheid en kwaliteit kan een uitdaging zijn.
Vier tips om sneller besluiten te nemen
Elk besluitvormingsproces neemt een bepaalde hoeveelheid tijd in beslag. Hoe meer mensen bij de besluitvorming zijn betrokken, hoe langer het nemen van een besluit kan duren. Besluiten nemen met een groep is eenmaal minder efficiënt dan in je eentje. Hoe kan je toch de besluitvorming versnellen? We delen vier tips.
- Activeer de voorkennis. Je haalt het startpunt van het besluitvormingsproces naar voren, door vooraf aan het overleg aan de groep informatie te overhandigen. Door de groep te vragen om die informatie vooraf te beoordelen, is hun voorkennis geactiveerd. Voorkennis leidt tot sneller beslissen.
- Versmal de beslisdrempel. Door bijvoorbeeld tijdsdruk in te stellen of het aantal opties te limiteren, maak je de beslisdrempel smaller. Hierdoor neigt men eerder naar een besluit.
- Zet intuïtie in. Schakel je snellere onbewuste systeem in (Kahneman, systeem 1) door te luisteren naar je intuïtie, je ‘gut feeling’. In een groepsoverleg kun je hiervoor ruimte scheppen door een gesprek over belangen, behoeften, zorgen en energiegevers.
- Pas kwantificeringstechnieken toe. Het toekennen van cijfers aan de voorliggende keuzes werkt als een katalysator. Een eerste manier is om de verschillende keuze opties in volgorde van voorkeur te laten zetten: 1e, 2e en 3e voorkeur. Een tweede becijferingstechniek is om van elke optie de waarde in geld uit te drukken. De vraag wordt dan ‘hoeveel geld heb ik over voor optie x, y en z?’ De derde becijferingstechniek is het geven van een schoolcijfer. Ten vierde is er het pareto principe oftewel de 80/20-regel: 80% van het resultaat is behaald met 20% van de moeite. Het doel is om alleen de gouden opties te kiezen die met de minste inspanning de meeste opbrengst geven.
Wij zijn benieuwd of je bij je volgende overleg de besluitvorming kunt versnellen. Of dat je in elk geval binnen het uur tot een besluit kunt komen. Laat je ons weten hoe je ervaringen met één van bovenstaande tips is verlopen?
Wil jij leren groepsbesluitvorming zodanig vorm te geven dat je niet teveel tijd verliest en wel resultaat behaalt?
In de training Decisions by Design ga jij aan de slag met de vier stappen naar breed gedragen besluiten. Door het ontwerpen en begeleiden van deze vier stappen, stuur je de groep naar resultaat. Er wordt veel aandacht besteedt aan het oefenen met groepsbesluitvorming, zodat je Decisions by Design direct in je eigen werkpraktijk kunt toepassen.
