Hoe maak je groepsoverleg productief?

Groepsoverleg met zowel ruimte voor eigen inbreng als voor wederkerig leren

In zakelijk groepsoverleg zijn we vaak bezig met de vragen “wat moet we bereiken” en “hoe gaan we dit bereiken”. Een veelvoorkomende neiging is daarbij dat we als gesprekspartner de antwoorden al in ons hoofd geformuleerd hebben. Het is dan nog niet zo makkelijk om van deze eerste reactie af te stappen want we zijn overtuigd van ons eigen gelijk. Alle anderen hebben ongelijk; ze snappen het gewoonweg niet zo goed als wij; wij zijn redelijk en open, terwijl alle anderen dat niet zijn; en dat we, in tegenstelling tot de anderen, handelen ten dienste van de groep.

Cruciale conversaties productief maken

Ondanks de goede bedoelingen zijn we in gesprekken nog vaak verstrikt in patronen gericht op het bevestigen van de eigen oplossing. We neigen ernaar om te zeer naar binnen gericht te zijn en er ten onrechte vanuit te gaan dat onze manier de beste (de enige) manier is. In een cultuur waarin het hebben van een duidelijke mening kracht uitstraalt, is het lastig om van mening te veranderen ook al worden nieuwe feiten gedeeld, nieuwe gezichtspunten verkend en verrijkende ervaringen toegevoegd.

Het stellig proberen te behalen van je eigen gelijk, gaat vaak ten koste van het creëren van een totaalbeeld van feiten en ervaringen. Ondanks dat dit totaalbeeld veel rijker is dan het eigen beeld. De ‘Welles- Nietes’ game gaat niet over het vinden van de beste oplossingen voor de groep. Wel is het een spel tussen personen met als inzet ‘winnen ten koste van’. Dit gesprek heeft de aanvankelijke bedoeling, het vinden van oplossingen op de vragen, uit het oog verloren en wordt een wedstrijd tussen individuele ego’s.

Het voeren van een goed gesprek is daarom belangrijk. Gesprekken kunnen onze overtuigingen, percepties en acties veranderen. Wanneer we bekwaam met elkaar een gesprek voeren, kunnen we elkaar helpen ons denken uit te breiden, compassievoller en verstandiger te handelen en dieper te leren. Wanneer we onbekwaam met elkaar in gesprek zijn, kunnen we elkaar verwarren, manipuleren en zelfs kwetsen.

Culture programs do not change organisation cultures, conversations do!

Culture of advocacy en culture of wonder

Een hefboom voor het verbeteren van gesprekken is door aandacht te geven aan een culture of advocacy (pleitbezorging) en een culture of wonder (onderzoek). In een culture of advocacy staat het geven van een mening centraal. Het beschrijven van wat ik denk, het onthullen van hoe ik me voel, het uiten van een oordeel, het aandringen op bepaald gedrag en het geven van een bevel zijn allemaal vormen van pleitbezorging. In een culture of wonder staat onderzoek centraal door het stellen van vragen. Met oprechte vragen, zoek je informatie. Het gaat hier om luisteren naar elkaar, aandacht hebben voor elkaars reacties en belangen en van elkaar willen leren. Goed luisteren is geen passieve bezigheid. De kunst van het luisteren is goede vragen stellen.

Verander het perspectief en je standpunt en je verandert je realiteit

In een goed gesprek met rijke interactie creëren we een balans tussen een culture of advocacy en een culture of wonder: je deelt minimaal je eigen kennis en ervaringen en je blijft ook ontvankelijk voor de kennis en ervaringen van anderen. Met andere woorden: rijke interactie is meer dan een uitwisseling van standpunten. Naast het verwoorden van je inzicht, laat je ruimte voor alternatieve meningen. Je bent in staat om zodanig te luisteren naar andermans perspectieven dat het je zelf ook weer tot nieuwe inzichten brengt. Deze nieuwe inzichten deel je vervolgens ook weer. Op deze manier hoef je niet bang te zijn om je eigen standpunt te veranderen. Sterker nog, deze gespreksmanier is erop gericht om regelmatig van standpunt te wisselen.

Je brengt als het ware je standpunt experimenteel in met als doel je eigen denken en begrip van het vraagstuk te toetsen.

Decisions by Design faciliteert dit proces, waarin mensen zich meer voor elkaar gaan interesseren en elkaars belangen gaan zien en waarderen. Op deze manier kunnen zij dieper leren reflecteren op wat werkelijk nodig is. Voor de besluitvorming betekent dit dat je zorgt voor meer betrouwbaarheid, meer draagvlak, langere houdbaarheid en resultaat.

In een groepsoverleg waar in veel advocacy en veel wonder plaatsvindt, is sprake van wederkerig leren en ontwikkelen. Er is sprake van tweerichtingsverkeer in communicatie en hoog niveau leren; alle betrokkenen geven hun beeld en vragen naar de beelden van anderen. Hier is sprake van een dialoog waarbij een sterke balans is tussen een culture of wonder en advocacy. Je schort alle aannames op en creëert een sfeer waarin collectief denken kan ontstaan.

Streef naar meer culture of wonder

In een culture of wonder zie je dat tussen mensen onverdeelde aandacht, oprechte nieuwsgierigheid en waarderend luisteren plaatsvindt. Dit hoeft niet onmiddellijk 100% het geval te zijn. De intentie en de bereidheid hiertoe draagt al veel bij.

Waarom streven wij naar een balans tussen advocacy en wonder? Vier redenen:

  1. Door onze perspectieven en redeneringen te onderzoeken, verhogen we onze kennis en verbeteren we ons denken;
  2. Door onze kennis te vergroten en ons denken te verbeteren, verbeteren we onze besluitvorming en nemen we daardoor effectievere maatregelen.
  3. Door onze gevolgtrekkingen en veronderstellingen bloot te leggen, krijgen we inzicht en begrip over hoe we onze conclusies trekken en hoe we die kunnen verbeteren. Dit vermindert het aantal onopgeloste conflicten die we ervaren;
  4. Door onze transparantie en bescheidenheid over ons eigen denken, interesse in andersdenkenden en door de verbeterde conflictoplossing, versterken we onze relaties.

Wil jij leren hoe je een groepsoverleg productief maakt?

In de training Decisions by Design ga jij aan de slag met de vier stappen naar breed gedragen besluiten. Je krijgt in deze training technieken en tips aangeboden om besluitvorming vorm te geven en zo de balans te maken tussen een culture of wonder en een culture of advocacy. Je bereikt zo een productief groepsoverleg en boekt je voortgang in de samenwerking!

Lees hier meer over deze waardevolle training.

Leave A Comment

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.