Procesmanagement tactischer inrichten

Procesmanagement professionaliseert steeds verder door te streven naar doelmatigere werkprocessen met hoge kwaliteit. Maar schieten we soms niet te ver door in onze focus op de werkprocessen? Zou procesmanagement niet vooral moeten gaan over het verbinden van processen en de rol van mensen daarin?

Stel je voor hoe organisaties eruit zouden zien als wij ze niet meer zouden opzetten als machines. Wat zouden organisaties voor elkaar krijgen wanneer hun hiërarchische, bureaucratische piramides zijn opgewaardeerd tot structuren met gespreide bevoegdheden en collectieve intelligentie? En waar de leden van de organisatie worden uitgenodigd te luisteren naar elkaar en te begrijpen waar de ontwikkeling van de organisatie naartoe gaat? Dit is de nieuwe metafoor: de organisatie als levend systeem (Laloux, 2016).

Hoe verbind je de diverse processen en verbeter je de samenwerking? Hoe creëer je een win-winsituatie tussen alle procesonderdelen, waarbij iedereen verder kijkt dan zijn eigen functie?

Verbinden doet verbeteren

Succesvol procesmanagement is vooral afhankelijk van de mate waarin de verschillende stakeholders betrokken zijn bij de besluitvorming en hun eigen belangen geborgd zien. Zonder hun steun is elke verandering gedoemd te mislukken.

Met het creëren van een win-winsituatie werk je aan de relatie en de verbindingen in een groep. Hoe beter die relaties en verbindingen zijn, hoe meer latente informatie er gedeeld en actief benut kan worden. Belangrijke zaken blijven niet ongezegd. Leg dus ook je focus op de vraag hoe je informatie in de hele groep vrij kunt laten stromen.

Prisoners’ dilemma

Wanneer je de meerwaarde en kracht uit samenwerking tastbaar wil maken, zoek je naar het gezamenlijk belang. Het prisoners’ dilemma belicht het structurele conflict tussen individueel belang en gezamenlijk belang: mensen doen zichzelf en elkaar tekort en kiezen bewust voor het eigen belang. In het algemeen geldt: als je niet actief stuurt op het gezamenlijk belang, kiezen mensen in 9 van de 10 situaties voor het (kortzichtige) eigen belang. Stuur op het gezamenlijk belang zodat een vertrouwensrelatie kan ontstaan.

Hoe stuur je op het gezamenlijk belang?

Actief bouwen aan het vertrouwen tussen de partners is essentieel. Dat doe je door continu naar elkaar te luisteren en ieders standpunt serieus te nemen. Ontwerp een proces dat consentvorming faciliteert waarin aandacht besteed wordt aan de alternatieve opvattingen en focus is op het gezamenlijk belang. Consent (toestemming) als basis voor besluitvorming houdt in dat een besluit genomen is wanneer geen van de aanwezigen beargumenteerd en overwegend bezwaar heeft tegen het nemen van het besluit.

Decisions by Design

Het proces dat ik hiervoor wil aanreiken gaat niet over het bedrijfsproces, maar over de interactie tussen mensen die met elkaar in de samenwerking hetzelfde klantresultaat nastreven. Een dergelijk interactiemodel is Decisions by Design, waarbij je met de proceseigenaren in vier stappen breed gedragen besluiten oplevert.
De vier stappen zijn:

  1. Feiten delen
  2. Reflecteren
  3. Nieuwe inzichten ontdekken
  4. Besluiten

Decisions by Design zorgt niet alleen voor effectieve interactie tussen verschillende belanghebbenden, maar ook voor transparante en betrouwbare besluitvorming. Wanneer mensen vertrouwen hebben in het besluitvormingsproces hebben zij ook vertrouwen in het resulterende besluit. Waar mensen samenwerken is afstemming nodig, dus is besluitvorming een kernproces van de samenwerking.

Wanneer je de besluitvorming goed inricht, bijvoorbeeld met Decisions by Design, wordt er meer gecommuniceerd vanuit het gezamenlijk belang en geïnvesteerd in het onderling vertrouwen is. Daardoor wordt de relatie sterker en de samenwerking in procesmanagement duurzamer. Een typische win-winsituatie dus!

Wat is jouw reactie op het tactischer inrichten van procesmanagement?

We zijn benieuwd naar jouw perspectief en ervaringen op dit vlak. Laat je hieronder een reactie achter?