Digitaliseren van de overheid

/, hoe krijg je mensen mee/Digitaliseren van de overheid

Digitaliseren van de overheid

De overgang van papier naar digitaal

In overheidsland hoor je veel geluiden over de digitalisatiebuzz. De politiek wil dat in rap tempo alle data wordt gedigitaliseerd. Het streven is dat vanaf 2017 de consument via internet toegang krijgt tot alle informatie waar men voorheen een ambtelijke reis langs verschillende loketten voor moest afleggen. De voordelen voor de consument moge duidelijk zijn. Toch blijkt er ook wantrouwen te bestaan en de behoefte aan een fysiek loket en telefoonnummer blijft.

(blijkt uit het rapport ‘De burger gaat digitaal’ van de Nationale ombudsman, Alex Brenninkmeijer).

Wat betekent deze digitalisering voor de ambtenaren?
De oude manier van werken voldoet niet meer en processen moeten worden herzien. En deze optimalisatie van processen moet liefst voor de automatisering gedaan worden anders worden de ‘fouten’ mee gedigitaliseerd. De werkplekken veranderen, interacties met collega’s worden anders ingericht en nieuwe ICT systemen worden geïmplementeerd. Kortom er is veel aandacht voor de zichtbare bovenstroom.

En zien de werknemers deze digitalisering wèl zitten……..?

Impact Company wordt steeds vaker ingeschakeld om (alsnog) draagvlak te creëren voor de nieuwe manier van werken na digitalisering. Informatie wordt gedigitaliseerd en ondersteunende ICT producten zijn geïmplementeerd. Echter, om de één of andere reden werkt men er niet efficiënt mee ondanks dat efficiency juist de reden was voor de verandering. ‘Waarom doen ze het niet gewoon’, verzucht de leiding. ‘De zoveelste verandering binnen de organisatie, was het niet goed zoals het was’ verzucht de werknemer. Wij constateren dat er onvoldoende aandacht is voor de onderstroom, de menselijke kant van de transitie. Dit uit zich in ‘lastige’ werknemers.
De nadruk bij digitaliseren ligt vaak op de technologische kant van veranderen: de implementatie van de nieuwe ICT producten. Echter bij het in gebruiknemen van een nieuw ICT systeem loopt het vaak spaak op de gebruikers. Ondanks een uitgebreide handleiding en gebruikerstrainingen blijven de gebruikers het nieuwe product inefficiënt hanteren. Waar gaat het mis?
Door het digitaliseren van de overheid zullen de werknemers van hun oude vertrouwde manier van werken afscheid moeten nemen. Als er door hen geen samenhang wordt gezien tussen de verandermaatregelen zal het vertrouwen erin evenredig afnemen. Ze zullen moeten kunnen wennen aan een volledige nieuwe manier van werken. Zij zullen eerst de urgentie van de verandering moeten inzien om überhaupt hun vertrouwde manier van werken te willen loslaten.

Digitaliseren van informatie is een organisatieverandering

De werknemers zullen grote aanpassingen moeten doen om efficiënt met de nieuwe organisatie om te kunnen gaan. Nieuwe werkprocessen vragen om een gedragsverandering bij de werknemers. De cultuur van de organisatie zal mee moeten groeien en juist deze verandering van gedrag heeft de meeste aandacht nodig. Betrek medewerkers in dit veranderingsproces opdat het een collectief gedragen verandering is. Dit strekt verder dan het uitrollen van een visie.

Succesvol digitaliseren met oog voor de menselijke verandering

Het succes van de digitalisering wordt groter naarmate er aandacht is voor:
• Veiligheid: Veranderen kan ongemak veroorzaken en angst voor het onbekende oproepen. Medewerkers moeten kunnen meedoen aan de inrichting van hun werk. Vorm bijvoorbeeld werkgroepen waarin eindgebruikers zitten. Draagkracht creëren voor een andere instelling en werkwijzen. Kortom, samen de nieuwe cultuur vormgeven. Zo kunnen medewerkers wennen aan de nieuwe, voor hen onbekende situatie.
• Stap voor stap methode: De verandering gefaseerd laten verlopen met het voortdurend monitoren van iedere fase en zonder grote overgangen zorgt voor minimale weerstand.
• Transparantie: Hoe ziet het veranderingsproces eruit? Waar komen we vandaan, waar gaan we naartoe, waarom is dat nodig en hoe gaan we daar komen (plan van aanpak). De leiding is zelf rolmodel in de cultuurverandering en communiceert open over de te volgen stappen en wat er komen gaat. Communiceer en draag de visie en strategie herhaaldelijk uit totdat de nieuwe cultuuraanpassing is bestendigd in een nieuwe cultuuridentiteit.

By |2018-05-19T15:43:59+00:0018 februari 2015|Categories: 2015, hoe krijg je mensen mee|Tags: , |0 Comments

Leave A Comment

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.