“Overal in het land wordt welzijn en zorg opnieuw uitgevonden. Gemeenten en maatschappelijke partijen werken hard aan de transities van langdurige zorg, jeugdhulp, en arbeidsparticipatie.” 

Per januari 2015 is elke gemeente verantwoordelijk voor verschillende nieuwe taken op het gebied van WMO, jeugdzorg en werk en inkomen. Voorheen behoorden deze taken bij de rijksoverheid en de provincie. Wij kunnen ons goed voorstellen hoe complex en spannend deze transitie is geweest. Decentralisatie heeft als voordeel dat de gemeente dichter bij haar inwoners staat en deze zorg effectiever, met minder bureaucratie en goedkoper kan leveren.

Wij hebben deze transitie even van dicht bij mogen meemaken bij de gemeente Bunnik. Ruim twee jaar is de gemeente Bunnik hard aan het werk geweest ter voorbereiding op de decentralisatie op de drie beleidsterreinen. Men werkte aan het inrichten van de afdeling Sociaal Domein, het ontwikkelen van integraal beleid, het definiëren van de nieuwe werkprocessen en het vormen van de eigen visie op de decentralisaties. Vele relevante belanghebbenden droegen aan de projectorganisatie hun steentje bij: het college van bestuur, het managementteam, de gemeenteraad, de WMO-raad en verscheidene ketenpartners. Ook was er overleg met de regionale sociale dienst.

Gezien de omvang van de transitie, de impact op de organisatie en de cultuur van de gemeente alsmede de complexiteit van het onderwerp, is een goede evaluatie zeer waardevol. Een evaluatie biedt immers een mooi leermoment voor de toekomst en voor gelijksoortige projecten.

En voor het ontwerpen en begeleiden van deze evaluatie schakelde de gemeente Bunnik Impact Company in. De evaluatievraag luidde: hoe kunnen we samen met de relevante belanghebbenden leren van de complexe decentralisatie operatie? Enerzijds voor het ‘transitiejaar 2015’ in het sociaal domein en anderzijds voor het gemeentelijke proces in de breedte (dus met het oog op andere door te maken veranderingen cq andere beleidsvelden).

Evaluatie vormt een continue mogelijkheid om de beleids- en besluitvorming te ondersteunen

Evalueren is helemaal niet ingewikkeld. In veel gevallen is evalueren niets meer dan de tijd nemen om de onderliggende gedachtegang over de relatie tussen het (beleids)probleem, de interventie en de doelstellingen goed uit te schrijven. Inventariseer welke vorderingen er zijn geboekt op de doelstelling en bepaal of de ingezette weg ook leidt tot de gewenste uitkomsten. Belangrijk hierbij is om alle stakeholders bij de evaluatie te betrekken en de uitkomsten van de evaluatie vast te leggen.

Leren om te verbeteren of symptoombestrijding

Voor de gemeente Bunnik brachten we alle relevante belanghebbenden fysiek bijeen in twee sessies. Zo benutten we de denkkracht van alle bestuurlijke lagen en kon er kruisbestuiving plaatsvinden. Wanneer de gemeente duurzaam van de evaluatie wil leren om te verbeteren, ontstaat er ruimte voor het ontwikkelen van ingrepen die verder reiken dan symptoombestrijding. Hiervoor zal men eerst voldoende afstand tot de problematiek moeten kunnen nemen. Het doel van de sessies was dan ook om het project sociaal domein Bunnik (april 2013-april 2015) in projectmatige zin te evalueren. Dus van de resultaten, de aanpak en de gekozen middelen zowel de successen als de verbeterpunten te traceren. Zo ontstonden er alternatieve oplossingen of keuzes die als input dienen voor de beleidsagenda sociaal domein.

Oordelen uitstellen

Voor de evaluatiesessies maakten wij gebruik van de ORIB aanpak. ORIB staat voor Objectivering, Reflectie, Interpretatie en Besluit, vier fasen van een natuurlijk mentaal proces dat we toepassen in het begeleiden van een groepsevaluatie. Deze methode helpt om te voorkomen dat mensen meteen emotionele conclusies trekken. In plaats daarvan zorgt deze aanpak ervoor dat men alle stappen doorloopt die leiden tot een rijke conclusie. We moedigden de mensen aan om hun oordeel uit te stellen totdat alle relevante feiten, ervaringen en emoties waren besproken.

Hoe organiseer je een dergelijke evaluatiesessie?

  • Een projectevaluatie is geen onderonsje tussen de opdrachtgever en de projectleider. Zorg voor een deelnemersgroep die bestaat uit directe projectleden maar ook stakeholders uit de periferie. Andere gezichtspunten leveren waardevolle informatie op.
  • Richt je op wat er goed ging, wat er verbeterd kan worden, wat je ervan kan leren: successen, verbeterpunten, kansen en risico’s.
  • Ieder heeft een even grote inbreng en eigen meningen worden toegejuicht.
  • Focus naast het resultaat ook op de samenwerking en het proces van het project.
  • Leg de evaluatie vast op schrift. Sessiedeelnemers hadden de successen, verbeterpunten, kansen en risico’s vertaald naar richtlijnen. Deze richtlijnen hebben we vervolgens direct belegd in de lijn (bij het sociaal domein zelf), andere beleidsvelden en lopende projecten.

Voor de vastlegging van (tussen)resultaten maakten we gebruik van Metaphora Meeting Software (MMS), een ontzettend handige tool om ieders bijdrage aan het gezamenlijk besluit of resultaat te erkennen, over hiërarchische grenzen heen.

Wat levert een evaluatie op?

Onder druk van de organisatie schiet de evaluatie van een project er vaak bij in. Bedenk dat je wanneer je niet evalueert je ook geen idee hebt of jouw project (op langere termijn) succesvol is. En daarmee ontneem je jezelf de mogelijkheid om te leren. Door te evalueren, en vervolgens de bevindingen op een juiste manier te gebruiken, hebben de projectmedewerkers het gevoel hun ideeën en ervaringen te kunnen delen. Dit zal de projectmedewerkers motiveren om mee te denken in het belang van het project. Dus projectevaluatie draagt bij aan ontwikkelingscapaciteit en eigenaarschap.

Hetzelfde geldt voor langlopende of meer continue beleidstrajecten, hoewel daarbij niet echt sprake is van een duidelijk eindpunt waarop de evaluatie kan plaatsvinden. Dat neemt echter niet weg dat er ten grondslag van het beleid en de activiteiten die in dat kader worden uitgevoerd, doelstellingen liggen. Door middel van evaluatie krijg je zicht op de vorderingen op deze doelstellingen en kun je bekijken of de gehanteerde aanpak in de praktijk de gewenste effecten heeft. Op basis van deze informatie kan besloten worden in hoeverre aanpassing van het beleid noodzakelijk is om een groter resultaat op de gestelde doelen te bereiken. Evaluatie biedt daarmee mogelijkheden om gedurende de looptijd van een beleidstraject het beleid te ijken aan de hand van informatie uit de praktijk.

Aldus is het nut van evalueren groot:

  • Evaluatie draagt bij aan beter beleid, want door gebruik te maken van bestaande kennis over de relaties tussen het beleidsprobleem en beleidsdoel en de uitwerkingen die interventies kunnen hebben, kan de focus van beleid worden verscherpt.
  • Evaluatie draagt bij aan minder kosten. Hoe? Informatie over de werking van het beleid in diverse omstandigheden, die door middel van evaluatie kan worden vastgesteld, maakt het mogelijk een betere inschatting van de kans van slagen van een beleidsmaatregel te maken. Wanneer de kans van slagen van een beleidsmaatregel gering is, moet de afweging gemaakt worden of de voorgenomen investering dit waard is.
  • Evaluatie draagt bij aan resultaatgerichtheid, want evaluatie en gebruik van bestaande kennis bij het formuleren van beleid, maakt het mogelijk doelstellingen te concretiseren en meetbaar te maken.

Wij zijn benieuwd naar jouw evaluatie ervaringen? Laat het ons weten!

[Inspiratiebron]