Geld besparen door te sturen op resultaat
Onlangs stond er in de kranten dat pensioenfondsen steeds meer geld kwijt zijn aan hun bestuur. Het Financieel Dagblad schreef: ‘de totale bestuurskosten van de twintig grootste pensioenfondsen in Nederland zijn sinds 2008 met ruim 60 procent gestegen tot 6,2 miljoen euro.’
De huidige economische crisis is de oorzaak van deze hoge kosten. Vanwege de financiële problemen bij pensioenfondsen moeten veel fondsen vaker vergaderen dan voorheen. Aangezien bestuurders veelal geen vaste vergoeding ontvangen, maar per vergadering betaald krijgen, lopen de kosten op.
Deelnemers van pensioenfondsen reageerden furieus op dit bericht en voelden zich bestolen. Veel pensioenfondsen moeten immers de komende jaren korten op hun opgebouwde pensioenuitkeringen.Verontwaardigd reageerde men op de ‘graaicultuur’.’Bestuursleden moeten helemaal niet betaald worden voor het vergaderen of gewoon minder vergaderen!.’
Vergaderen effectief of duur?
Vergaderingen zijn echter nodig en kunnen heel productief zijn. Maar even vaak kosten vergaderingen vooral tijd, geld en energie. De effectiviteit van het vergaderen wordt al langer bekritiseerd en niet ten onrechte. Het blijkt dat meer dan de helft van de aan vergaderen bestede tijd verspilling is.
Waarom laat de effectiviteit van vergaderen te wensen over?
- Er wordt te lang vergaderd, te vaak en er komt te weinig concreet resultaat uit
- Vaak doen er teveel of de verkeerde mensen mee en is het einddoel niet helder. Dus nog maar een vervolgvergadering plannen? Hierin worden verdere discussies gevoerd en meningen uitgewisseld.
- In de praktijk is de voorzitter één van de deelnemers. Deze wil dan ook zijn belangen behartigen en mening verkondigen. En hierdoor is zijn inbreng eerder oorzaak van vergadervertraging.
Onafhankelijke procesbegeleiding
Hier valt winst te boeken. En de oplossing ‘Minder vergaderen voor meer pensioen’ is zo gek nog niet.
Zonder de strakke leiding van een onafhankelijke voorzitter is het lastig om tot concrete resultaten te komen binnen een afgebakende tijd. In plaats van routinematige praatbijeenkomsten te organiseren is het de overweging waard om een onafhankelijke procesbegeleider in te schakelen die een programma creëert waarin er georganiseerd toegewerkt wordt naar tastbare eindresultaten.
Winst door kosten te maken
In de praktijk van de werkbijeenkomst zie je:
- Versnelling: De doorlooptijd vergeleken met de vergaderroutines zijn vele malen korter. Het traject wordt verkort en ook nasleep van discussies achteraf en bijpraten bestaat niet.
- Draagvlak: De besluiten worden meer gedragen door de juiste selectie van deelnemers die participeren in de werkbijeenkomst.
- Efficiënter werken: Er wordt minder gepraat en meer bereikt, door gebruikmaking van interactieve werkvormen en omdat men uit de vaste vergaderpatronen is gehaald. Optimale aandacht van de onafhankelijke procesbegeleider voor belangentegenstellingen en evenwichtige inbreng van deelnemers. Aandacht voor het proces om tot een vooraf bepaald eindresultaat te komen die hierin niet is gehinderd door belangen en inhoud.
Juist in een tijd van bezuinigingen is het belangrijk dat de inzet van de bestuursleden optimaal benut wordt. In plaats van meer te vergaderen kan er beter gekeken worden naar efficiënter vergaderen, gericht op een gedragen en kwalitatief eindresultaat.
De kosten voor een onafhankelijk procesbegeleider wegen hierbij niet op tegen de grote hoeveelheid inefficiënte vergaderuren.
Daarom kan er veel geld en tijd bespaard worden met een goed gestuurde vergadering gericht op resultaten.
Bestuurders stap uit uw vergaderroutine en comfort zone! Laat uw waardevolle denkkapitaal professioneel begeleiden richting concrete oplossingen. Organiseer een werkbijeenkomst.
